window.dataLayer = window.dataLayer || []; function gtag(){dataLayer.push(arguments);} gtag('js', new Date()); gtag('config', 'G-L7M34797GX');

Direct in contact komen?

+31 (0)418 56 10 56

Wij zijn op werkdagen bereikbaar van 08:30u tot 17:30u.

Zwemschool De Hoefsevonder

Wat begon als een vernieuwing van de website ontwikkelde zich bij Zwemschool De Hoefsevonder tot een volledige update van alle communicatiekanalen. Toen Marble met de klus begon, stond de telefoon bij de zwemschool nooit stil. Achter de balie ging alle tijd op aan het beantwoorden van standaard vragen. De zwemdocenten kwamen om in administratieve taken. Daar was een oplossing voor nodig. Marble pakte de problematiek aan in vier fases.

Wil je direct in contact komen?

+31 (0)418 56 10 56

Fase 1: nieuwe website

Hoe laat zwemt mijn kind? Wat kost een les? Is het nog vakantie? De telefonische druk was door dit soort dagelijks gestelde vragen te hoog.  In fase 1 werd daarom prioriteit gelegd bij verbetering van de informatieverstrekking. Dat begon met de bouw van een nieuwe website die helder antwoord op veel gestelde vragen gaf.

Planning op basis van cijfers
In de planning vormden cijfers uit Google Analytics de leidraad. Veel gezochte informatie zoals kwam direct in beeld. Ook werd de mogelijk gebouwd om je digitaal in te schrijven. Na lancering zakte de hoeveelheid telefoontjes direct. Bezoekers vonden eerder wat ze zochten en namen de tijd om op de hoogte te blijven. Met een intelligent formulier voor vragen of opmerkingen werd gelijk de basis voor fase 2 gelegd.

Fase 2: VoIP telefonie

Het zwembad kan niet zonder vaste telefoonlijnen en besloot van de mogelijkheden van VoIP gebruik te maken. Oude hardware werd vervangen met een ClearVox centrale, vaste- en DECT-toestellen van YeaLink en Jabra headsets. VoIP telefonie kan eenvoudig met andere digitale middelen gekoppeld worden. Zwemmers kregen de optie om afwezigheid telefonisch zo door te geven dat medewerkers hier automatisch bericht van kregen. Hierdoor daalde het telefoonverkeer nog meer én verliep de administratieve afhandeling soepeler.

Fase 3: maatwerk CRM

Op het 20 jaar oude CRM moest iedere klant met de hand ingevoerd worden. Met honderden leden gaf dit een ongewenste belasting op de medewerkers. Marble verving het oude CRM-systeem met een systeem op maat. Alle benodigde gegevens én de stappen om deze in te voeren werden in kaart gebracht. Hiermee kwam een interactief design tot stand met aandacht voor een zo perfect mogelijke gebruikservaring.

Administratie minder arbeidsintensief

De administratieve last nam hierdoor verder af. Daar kwam verbetering van de betalingen bij. Wie zich inschrijft via de website, krijgt nu direct een link naar iDEAL. Na betaling plaatst het systeem de nieuwe klant automatisch op de juiste wachtlijst. Ook behoren handgeschreven diploma’s tot het verleden. Bij calamiteiten is met vijf klikken een SMS te versturen. De verbeterde interface maakt het inwerken van nieuwe collega’s heel eenvoudig.

Fase 4: Digitaal factureren

Voor zweminstructeurs bleef één knelpunt over: zij moesten nog steeds leskaarten handmatig bijwerken. Dat stoorde in de les en vroeg om administratieve handelingen achteraf. Automatisering was nodig maar vakanties en onregelmatige roosters maakten dit lastig. Marble maakte een oplossing die met persoonlijke lesschema’s en vakanties rekening houdt. Zweminstructeurs kunnen zich nu gewoon richten op les geven. De zwemmers weten dat ze in de eerste week van de maand een overzichtelijke én juiste factuur krijgen die ze via iDEAL kunnen betalen.

Andere cases waar we trots op zijn.

Heb je een tof idee?
Daag ons uit!